Goed presenteren; een sales moment in B2B

Voor veel b2b-bedrijven is presenteren een belangrijk moment in hun salesproces. Een eerste indruk, een pitch bij een klant. Toch is het vaak een ondergeschoven kindje: medewerkers krijgen zelden presentatie-training, de voorbereiding is slecht en de presentaties zelf, zeg nou zelf, zijn vaak bar en boos.

Een belangrijk moment in het salesproces van B2B-bedrijven is de presentatie. Dat kan een eerste kennismaking zijn of een uitgewerkt projectvoorstel. Hoewel de inzet van presentaties kunnen verschillen, zijn er algemene spelregels op te stellen waaraan iedere goede presentatie moet voldoen. Goed presenteren kost tijd, aandacht en energie. Dat mag ook, want het is een essentieel deel van je salesproces.

Hieronder een aantal belangrijke richtlijnen.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Of je een beginnend of ervaren spreker bent, iedere presentatie wordt beter van een grondige voorbereiding. Die bestaat uit een aantal elementen.

1. Bepaal het doel van je presentatie. De ene presentatie is de andere niet. Zoals ieder contactmoment met klanten of prospects moet je scherp voor ogen hebben wat je wilt bereiken. Is het een eerste kennismaking? Welke indruk wil je wekken? Wat wil je dat ze ervan meenemen? Is het een projectvoorstel? Op welke manier beantwoordt je de vraag van de klant? Voldoet je presentatie aan de gestelde eisen? Ga je hiermee die opdracht binnenhalen?
2. Leef je in in je publiek – weet tegen wie je praat en wat ze van je willen horen (maak een buyer persona). Waar werken ze en in welke functie? Wat zijn hun verantwoordelijkheden en uitdagingen? Wat zitten ze mee? In welk stadium van de buyer cycle zitten ze? Wat is hun kennisniveau en taalgebruik? Waarom zitten ze hier überhaupt? Wat willen zij uit deze lezing halen? enz. Pas zonodig je kledingstijl aan, aan de groep die je voor je hebt.
3. Als je je presentatie hebt uitgeschreven (zie verderop) is het devies: oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Net zolang tot je het verhaal uit je hoofd kent, er je eigen draai aan kunt geven en je tijdens je presentatie je publiek kunt blijven aankijken. Oefen eerst zelf en presenteer dan voor een aantal collega’s die feedback geven. Neem het ook op, zodat je jezelf naderhand kunt terugzien. Misschien niet leuk voor de beginnend spreker, maar erg belangrijk als je beter wilt worden.
4. Weet waar je spreekt en test de omstandigheden. Hoe ziet de zaal eruit? Hoe groot is hij en hoeveel mensen worden er verwacht? Kan iedereen zitten en het scherm zien? Hoe zit het met geluid, als je een filmpje wilt laten zien? Is het licht goed? Check alle technische zaken: beamer, computer, afstandsbediening, enz.      

De opbouw van je verhaal

Je weet wat je wilt bereiken met je presentatie en tegen wie je praat. Nu is de tijd gekomen om de inhoud en structuur van je verhaal daarop af te stemmen. Een paar dingen zijn daarbij belangrijk.

1. Maak een outline van je verhaal – begin met het vaststellen van de ruwe structuur en indeling met kop, midden en afronding. Schrijf je onderwerpen in een logische volgorde op en werk ieder onderdeel volledig op papier uit. Als je gebruikmaakt van presentatiesoftware (Powerpoint, Keynote of Prezi) kun je op basis van je verhaal bepalen welke slides je nodig hebt, wat er ongeveer opkomt en in welke volgorde je ze laat zien. Bedenk dat lang niet alles op een slide hoeft! Omgekeerd kan een enkel punt een paar slides nodig hebben.
2. Om je op weg te helpen bij het uitschrijven van je presentatie, kun je je afvragen met welk gevoel het publiek straks de zaal moet uitlopen. Bedenk ook wat de drie belangrijkste punten zijn die je wilt overbrengen. Welke anekdotes, verhalen en werkvormen ga je gebruiken om dit over te brengen? En hoe kun je je publiek de inhoud laten beleven in plaats van alleen aanhoren? Zijn er opdrachten die je je publiek op het eind kunt meegeven?
3. Een goede presentatie is niet alleen maar informatief maar ook onderhoudend. Zorg daarom voor een spanningsboog en verrassingselementen in je presentatie. Dat kan een (visueel) grapje zijn of een onverwachte wending – alles om de aandacht erbij te houden. Afhankelijk van je eigen stijl en de duur van de presentatie kun je interactieve opdrachten of humor gebruiken. Hou wel steeds je publiek in de gaten: hebben je ingrepen het gewenste effect? Zo niet: aanpassen of weglaten.
4. Een goed begin en einde zijn erg belangrijk. Breng bij de start je toehoorders op de hoogte wat ze kunnen verwachten, laat ze de structuur van je verhaal zien. Vat je betoog per onderdeel en aan het einde nog eens samen. Zo blijft het beter hangen. De afsluiter is een laatste indruk die je achterlaat. Laat je presentatie daarom niet doodbloeden of als een kaars uitgaan. Zorg dat je publiek de zaal met een goed gevoel verlaat.

Regel nummer 1, 2 en 3: keep it simple!

Te veel informatie op een dia is de meest voorkomende fout bij zakelijke presentaties. Als je presentatie is overladen is met zinnen, cijfers en statistieken schiet het zijn doel voorbij. Je publiek heeft alle energie nodig om je slide te ontcijferen, de tekst te lezen of de grafiek te interpreteren. De aandacht voor jou als spreker is helemaal weg. Nog erger wordt het als je de slides gaat voorlezen. Je presentatie is dan geen presentatie meer: je staat met je rug naar je publiek en leest voor wat ze zelf ook al kunnen zien – een gênante situatie. Voorlezen van slides is een absolute no go!

Uit onderzoek blijkt dat mensen maximaal drie dingen kunnen onthouden uit een voordracht. Als je je doel hebt vastgesteld, ga je bedenken wat minimaal nodig is om dat te bereiken. Vertaal dat naar maximaal drie hoofdpunten die iedere keer terugkomen. Less is more. Weersta je drang naar volledigheid – alles wat je méér doet dan nodig is, doet afbreuk aan je presentatie. Doe alléén wat nodig is, meer niet! Dat betekent: schrappen, schrappen en nog eens schrappen.

Afbeelding: Voor- en nasituatie van een presentatie van een klant in een technische branche. Niet alleen werd de lengte van de presentatie aanzienlijk teruggebracht, ook de opzet en gegeven informatie werd versimpeld. De reacties bij zowel medewerkers als publiek waren enthousiast.

Het helpt enorm als je de informatie die je deelt, direct toepasbaar kunt maken of ervoor kan zorgen dat de toeschouwer actie onderneemt in de zaal. Laat de mensen je verhaal ervaren.

Je gebruikt PowerPoint, Prezi of Keynote om je ideeën duidelijk over te brengen en je betoog visueel te ondersteunen. Ze zijn nooit leidend. Gebruik daarom zo min mogelijk tekst in je slides. Maximaal vijf regels die in tien seconden gelezen kunnen worden. Hou je punten beknopt, helder en overzichtelijk en zorg voor herhaling. Iedere slide moet binnen de tien seconden begrepen kunnen worden.

Tip: als je uitgebreide cijferinformatie hebt, deel dat als een apart document uit.

Zorg voor een professionele uitstraling. Dat doe je door consistent te zijn en spaarzaam te variëren. Gebruik hetzelfde lettertype, -groottes en kleuren door de hele presentatie heen. Mensen zijn visueel ingesteld dus beelden kunnen je verhaal sterk ondersteunen. Als je foto’s gebruikt, zorg dat ze van voldoende resolutie zijn. Tekst over een foto? Hou het leesbaar. Gebruik animaties tussen de slides alleen als je er echt een reden voor hebt.

Je houding als presentator: zoek interactie met je publiek, laat je passie zien en enthousiasmeer ze

Mensen zijn geïnteresseerd in mensen. Dat betekent dat je weliswaar meestal als vertegenwoordiger van je organisatie spreekt, maar ook dat je jezelf moet laten zien. Je publiek wil weten naar wie ze kijken. Maak daar gebruik van. Vertel iets over jezelf en waar jouw passie ligt. Als je erin slaagt jouw eigen motivatie aan te boren, zal je merken dat het praten makkelijker wordt en de mensen op je gaan reageren.

Enthousiasme geeft je praatje een extra dimensie en neemt je publiek mee in je verhaal. Als jij ervoor zorgt dat je zelf enthousiast bent over hetgeen je te vertellen hebt, zullen je toehoorders dat ook zijn. Ben je dat niet vanzelf, verdiep je dan in het onderwerp en ga op zoek naar iets waarmee je een klik hebt. De beste presentaties zijn presentaties waar je iets van jezelf laat zien.

Zoek daarnaast de interactie op – dat maakt het spreken ook gemakkelijker omdat je kunt reageren op antwoorden uit de zaal. Het is prima als een presentatie een gesprek wordt. Bouw daarom van te voren momenten in waarop je de interactie met het publiek opzoekt en discussies op gang brengt. Stel vragen! Dit zorgt voor een wakker en betrokken publiek. Heb je te maken met een passieve ‘crowd’, beperk je dan tot het opsteken van vingers, een ja-/nee-vraag, of wijs iemand direct aan in plaats van een vraag of stelling in de groep te gooien.

Kijk niet over het publiek heen, maar maak echt oogcontact. Iedereen moet het gevoel hebben aangekeken te zijn tijdens de presentatie. Het helpt als je voorafgaand aan je presentatie al een aantal mensen hebt gesproken.

Jij als spreker

Niet iedereen is een geboren spreker. Maar met veel oefenen en een goede voorbereiding kan iedereen een acceptabele voordracht houden. Het belangrijkste is ook direct het moeilijkste: een rustige, comfortabele en ontspannen uitstraling. Dat vinden mensen prettig om naar te kijken en luisteren. Het zorgt er ook voor dat je overtuigend overkomt en serieus wordt genomen. Voor de beginnend spreker zit er niets anders op dan in het diepe te springen en zoveel mogelijk vlieguren te maken. Je zult al snel merken dat je je zekerder gaat voelen en het beter gaat.

Het helpt enorm als je inderdaad de inhoud en volgorde van je verhaal zeer grondig hebt doorgenomen en je die wel kunt dromen. Om jezelf daarnaast eens van de andere kant te zien, kun je jezelf in de spiegel (of die video van jezelf) bekijken. Hoe sta je erbij? Sta je stevig? Schouders naar achter, open houding. Oefen ook je spreekstijl: bouw pauzes in, leer rustig te praten en experimenteer met toonhoogte en snelheid.

Goed presenteren staat of valt bij voldoende oefenenen. Hoe vaker je het doet hoe natuurlijker je overkomt. Veel succes bij jouw volgende presentatie!